지난 글에서는 탄소중립(넷제로)을 목표로 “종이 없는 사회(페이퍼리스)” 환경이 기업의 업무생산성을 포함, 다양한 가치를 제공하는 것에 대해 알아봤다. 이번 글에서는 나머지 3개 부문에서의 혁신이 제공하는 가치에 대해 알아본다.

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☞ ‘종이 없는 사회’, 페이퍼리스 환경이 견인하는 디지털혁신(DT) ①

3. 비용: 출력 비용/보관 비용의 절감
마찬가지로 종이를 출력하고 보관하는 데 드는 금전적 비용 역시 페이퍼리스에서는 낭비되지 않는다. 공간을 차지하는지도 비용 문제로 직결되기 때문에, 대량의 종이를 보관하기 위해서 따로 문서보관소에 대여비를 내는 번거로움을 줄일 수 있다. 

가령 동일한 계약을 진행할 때 종이가 아닌 이싸인온 등의 전자계약을 이용하면 약 80%의 비용 절감이 가능하다. 그 밖의 수작업으로 종이문서를 관리하는 데 드는 부차적 비용과 인력 역시 더 필요한 곳에 투입할 수 있어 다방면에서의 비용 절약을 기대할 수 있다. 

서류를 스캔하거나 실물 영수증을 보관하는 등의 업무를 하는 대신 디지털상에서 간편하게 처리하면 된다. 보고와 회의 등도 전자 방식으로 전환하는 혁신으로 복사용지 사용량을 1년 전보다 25% 감축한 사례가 있듯 페이퍼리스는 비용 절약에 효과적이다.

4. 장소: 공간 제약의 극복/대면결재에 의한 감염위험성 감소
4차 산업혁명, 포스트 코로나의 영향까지 겹쳐 비대면 방식의 확대는 모든 분야에서 트렌드로 작용하고 있다. ‘같은 장소’여야 한다는 규칙이 고정관념으로 전락하고 장소 제약을 극복한 방식으로도 충분히 성과를 유지할 수 있도록 다양한 방안들이 도입되기 시작한 것이다. 

페이퍼리스 기술 역시 핵심요소로 작용한다. 디지털혁신(DT)을 통해 비대면 및 페이퍼리스 방식을 가능케 함으로써, 스마트 디바이스를 사용할 수 있는 어느 곳에서나 장소 제약이 없이 업무처리가 가능하여 재택근무 확대 등의 장소 제약 극복 사례가 늘고, 대면결재에 의한 코로나19 감염 위험성이 줄게 되었다. 

이처럼 ‘종이 줄이기’의 맥락에서 쓰이던 페이퍼리스가 디지털 혁신을 기반으로 한 비대면 방식의 확산에까지 활용되면서 선순환 현상이 지속된다.

5. 보안: 서류 분실 등 정보유출 위험의 감소
종이문서를 전자문서가 대체함으로써 종이를 분실할 위험이 줄어 정보 보안성 강화를 기대할 수 있다. 보안을 위한 다양한 솔루션이 개발돼 고객의 보안 관련 신뢰도까지 보장한다.

즉, 페이퍼리스는 종이 분실로 인한 정보유출의 가능성을 한층 감소시켜 안전한 업무운영에 적합하다.

종이문서 형태로 주민등록번호, 계좌번호 등의 개인정보를 이용할 경우 권한이 없는 사람한테 노출될 위험이 있다.

개인정보유출은 종종 심각한 침해사고로 이어지기도 하면서 주의가 필요한데, 전자문서의 마스킹이나 블랙마킹 등의 기술은 이를 방지할 수 있다.

환경, 시간, 비용, 장소, 보안 등 다양한 측면에서 유용성을 제공하는 페이퍼리스를 통해 업무 뿐 아니라 일상생활 전반이 윤택해짐을 파악할 수 있다. 일하는 방법 자체에서의 혁신은 개인에서 기업으로, 기업에서 국가로 확장된다. 생산성이 전체적으로 향상되면 국가 경쟁력 증대까지 가능해진다.

혁신은 필요에 의해 나타나기도 하고 새로운 수요를 만들기도 한다. 이러한 상호적 관계 속에서 페이퍼리스의 발전이 이뤄질 것임을 기대할 수 있다. 

페이퍼리스는 환경에 긍정적으로 기여하는 ‘착한 기술’이자 모두에게 압도적인 효율성을 제공하는 ‘혁신 기술’이다. 삶의 질을 근본적으로 개선하는 이러한 움직임에 적극적으로 관심을 기울이고, 변화를 수용하는 자세를 견지해야 한다.

글 : 신 종 호 / 대표 / 제이씨원