코로나19의 먹구름은 걷혀가는 모습이지만, 지난 3년 가까운 시간은 우리의 많은 것들을 바꿔놨다. 그 중 하나가 바로 원격근무다. 비대면 상황에서 일을 수행하는 시간이 크게 늘어난 것이다. 

이에 기업들은 원격으로 떨어진 상태에서도 업무의 연속성과 효율을 담보할 수 있는 전문적인 시스템과 툴의 적절한 사용을 고민하게 됐다. 시중에 나와 있는 유·무료 툴을 어떻게 활용하느냐에 따라 업무의 성패가 갈릴 수 있기 때문이다.

일단 자사 특성과 환경을 파악하는 것이 우선이다. 도입하려는 업무 솔루션의 UI/UX가 원격근무에 적합한가를 따져봐야 한다. 업계 1위의 소프트웨어라(SW) 해도 기업의 구조나 특성에 따라 효율적인 적용이 어려울 수 있기 때문이다. 

또 과도한 비용을 들이지 않고도 적용이 가능한지 그리고 비숙련자도 쉽게 적응할 수 있는지 여부를 확인할 필요가 있다.

계정 생성부터 멤버 추가, 프로젝트 관리 등의 활용 과정의 편의성도 살펴봐야 한다. 신규 사용자를 위한 가이드가 부실하고 협업의 활용도가 떨어지면 오히려 메신저를 사용하는 것보다 업무 효율이 낮을 수 있다. 

툴 자체의 안정성도 중요하다. 화상회의나 자료 공유 등 데이터 사용량이 높을 때 원활하지 못하다면 업무에 큰 방해가 된다.

커뮤니케이션 플랫폼 중에서 많이 사용하는 솔루션은 ‘슬랙(Slack)’이다. 비용은 월 7.25달러에서 12.5달러까지 다양하다. 기능별로 가격이 차등화돼 있고 규모가 작은 스타트업은 무료로 사용할 수도 있다. 

단체 채널을 개설할 수 있으며 프라이빗 모드로 비밀 채널을 개설한 후 채널별 알림 설정도 가능하다. 사용자들은 히스토리 검색이 용이하고 이메일보다 소통이 쉽고 빠른 점을 강점으로 꼽는다.

NHN이 내놓은 ‘두레이(Dooray)’도 사용자 수 50명을 기준으로 월 10만원에서 80만원까지 나눠져 있다. 어느 정도 규모가 있는 기업 및 부서 단위에서 사용을 고려할 수 있다.

프로젝트 발표 모드와 회사 스킨 커스텀 기능이 있어 각 회사·부서별로 독특한 그룹웨어를 만들 수 있는 점이 특징이다. 메일·캘린더·드라이브 등 다양한 연계 기능도 제공된다. 

‘잔디(JANDI)’는 1인당 월 5천원과 9천원 2종으로 구분돼 있으며 소규모 팀은 무료로 사용할 수 있다. 툴 디자인이 국내기업의 특성에 맞게 구축돼 있어 적응이 수월하다는 점이 장점으로 꼽힌다. 팀 관리 및 외부 서비스 연동이 쉬운 점도 특징이다. 

‘마이크로소프트 팀즈(Microsoft Teams)’는 마이크로소프트365 고객이라면 사내 협업 툴로 사용할 수 있다. 월 4,500원부터 1만4100원까지 나눠져 있고 무료 사용도 가능하다.

자체 오피스 프로그램을 온라인에서 이용할 수 있고, 마이크로소프트 프로그램에 익숙하다면 적응이 어렵지 않다.

‘구글 워크스페이스(Google Workspace)’는 사용자당 월 5.4달러에서 18달러로 구분돼 있다. 회사 비즈니스 도메인을 생성하고 실시간 문서가 동기화되는 구글 드라이브와 구글 닥스 기능을 사용할 수 있다는 점이 가장 큰 장점으로 꼽힌다. 100명 이하 동시 화상통화가 가능한 행아웃과 구글 미트 프로그램도 있다.

‘노션(Notion)’은 깔끔한 디자인과 이모티콘으로 젊은 세대를 중심으로 인기가 높다. 월 4달러와 8달러로 나눠져 있고 프로젝트 공유 및 공동 작업에 용이하다. 텍스트·이미지·개발코드 등을 바로 작업할 수 있는 것도 장점이다. 다만 MS오피스와 한글 같은 일반 워드프로세서 문서 편집은 지원하지 않는다.

‘트렐로(Trello)’는 상대적으로 규모가 작은 프로젝트팀이 주로 사용한다. 월 5달러와 10달러, 17.5달러 그리고 무료 버전으로 구분돼 있다. 무게가 가벼워 속도가 빠르고 다양한 프로젝트의 진행과 관리에 용이하다. 

솔루션과 툴은 현재도 시장에 많이 있고 계속해서 개발되고 있다. 하지만 이들은 어디까지나 도구일 뿐 기업 업무의 본질이 더 중요하다는 사실은 변하지 않는다.

자사 시스템 환경에 대한 이해와 파악이 선행된 이후에 도구를 고민해야 한다는 것이다. 도입 후에는 모든 구성원이 서둘러 적응하고 활용성을 높이기 위한 노력을 기울여야 한다.